Sumber:
Download link (TM23)
Penghasil informasi yang menyediakan
informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan,
mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.
Otomasi Kantor Dan Perlunya Otomasi
Kantor
Istilah sistem informasi akuntansi
meliputi penggunaan teknologi informasi untuk penyajian informasi kepada para
pemakai. Komputer digunakan pada seluruh tipe sistem informasi. TI mencakup
komputer dan juga teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi.
Teknologi seperti mesin pembaca kode bar dan peralatan scanning, dan
protokol-protokol komunikasi dan standar-standar seperti ANSI X.12, penting
bagi otomasi kantor.
Contoh Tentang Teknologi Tanggap
Cepat
Istilah sistem tanggap cepat-Quick
response system yaitu maksudnya menjelaskan yang ‘cepat’ dan “responsif”.
Tetapi arti dari konsep tangap cepat jauh lebih mendalam. Sistem tanggap cepat
penting bagi gerakantotal quality performance(TQP) perusahaan. TQP (Total
Quality Management-TQM) adalah filosofi untuk melaksanakan sesuatu yang tepat
dengan tepat pada saat pertama. TQP mensyaratkan produksi berkualitas tinggi,
efisiensi operasional, dan perbaikan terus menerus dalam operasi. TQP
menekankan “kepuasan pelanggan” sedemikian rupa hingga tercapai “obsesi
pelanggan”. Dalam lingkungan dunia bisnis yang sangat kompetitif, TQP adalah
strategi untuk dapat bertahan hidup.
Beberapa teknologi berinteraksi agar
sistem tanggap cepat menjadi flexsible yaitu :
1. Just In Time (JIT)
Sistem penjualan eceran tanggap
cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time(JIT) yang digunakan
manufaktur. Sistem ini pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat
berdasarkan konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval
tetap (bulanan atau mingguan) secara “dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan
tertentu.
Cirinya :
- Lingkungan JIT merupakan suatu lingkungan arus yang berkelanjutan dan bukannya lingkungan batch.
- Mensyaratkan operasi pemrosesan secara kontinu, untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara keseluruhan.
- Mengeliminasi kesi-siaan dalam proses manufaktur dan menekankan adanya pengembangan secara terus-menerus dalam operasi.
- Merupakan konsep yang mirip dengan TQM, dan dalam banyak hal sebagai aspek penting dalam TQM.
- Kegiatan pemrosesan muncul dengan konsep “tarikan”. Kegiatan (seperti pemesanan produk baru) terjadi hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Permintaan pelanggan, yang ditandai oleh order penjualan saat ini, “menarik” (menyebabkan pemicu) pesanan mulai dari pemrosesan permintaan ulang. Akibatnya dilakukanlah pesanan kepada pemasok. Pesanan kepada pemasok didasarkan pada penjualan yang aktual untuk mengisi kembali persedian yang telah terjual. Permintaan penjualan saat ini “menarik” (secara otomatis memicu) terjadinya pesanan untuk mengisi persediaan. Sehingga pedagang eceran dapat memesan dengan dasar kecenderungan pembelian yang terjadi saat ini.
2. Web Commerce
Disebut juga perdagangan dengan
jaringan internet. Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web) merupakan
bagian integral dari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan banyak
keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang.
Keuntungan bagi konsumen :
- Tidak perlu antri untuk dilayani oleh pramuniaga atau mendapatkan informasi produk.
- Melalui software berbasis jaringan internet yang canggih, seorang pelanggan dapat memperoleh jawaban yang cepat atas pertanyaan yang kompleks mengenai produk yang bersangkutan.
- Transaksi berbasis web biasanya dilindungi dengan fasilitas enkripsi untuk alasan keamanan.
Keuntungan bagi penyedia barang :
- Penghematan biaya karena adanya pemesanan secara otomatis.
- Pengkodean elektronis secara otomatis atas data transaksi.
- Rendahnya biaya overhead. Seluruh toko internet dapat ditampung dalam satu komputer desktop.
- Barang dapat dipasarkan ke segenap penjuru dunia.
- Pemutakhiran, pengenalan produk baru dan perubahan harga dapat dilakukan secara cepat.
Yang banyak menjadi perhatian
masyarakat dalam pembelian melalui Web adalah aspek keamanan dan
perlindungan data pribadi. Berdasarkan alasan tersebut, American Institute of
Public Accountant mensponsori adanya “label persetujuan” Web Trust yang dapat
diterbitkan oleh para akuntan publik yang telah secara khusus terlatih, untuk
diberikan kepada situs Web yang memenuhi kriteria.
3. Electronic Data Interchange (EDI)
Merupakan pertukaran dokumen bisnis
dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Berbeda dengan E-mail di
mana pengiriman pesan dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia(orang ke
orang), sedangkan pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer.
Standar EDI untuk publik, khususnya ANSI X.12, telah memberikan dampak besar
terhadap pengembangan sistem tanggap cepat yaitu :
- Untuk publik menyediakan rancangan umum untuk pertukaran data, dan dengan demikian mengurangi biaya dan kesalahan referensi silang kode oleh pihak-pihak dalam transaksi EDI.
- Menghubungkan sistem komputer perusahaan pengecer dengan sistem komputer pemasok akan menghilangkan pemrosesan kertas dan memungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat.
- Pemasok dapat membuat tagihan untuk pengecer. Dalam beberapa kasus, pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (Electronic Funds Transfer-EFT) dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok.
Semua kejadian ini, termasuk
pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan
manusia.
4. Computer Integrated Manufacturing
(CIM)
Merupakan pendekatan terpadu untuk
pemanfaatan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen- komponen
sistem CIM biasanya :
- Mencakup stasiun-stasiun kerja perancangan bantuan komputer (Computer Aided Design-CAD).
- Sistem pengendalian dan monitoring produksi secara realtime.
- Sistem pemesanan dan pengendalian persediaan.
Kelebihan CIM yaitu :
- Dirancang untuk mendukung operasi yang terdistribusi. Komponen-komponen CIM diatas dihubungkan melalui jaringan komputer dan dilengkapi dengan sistem software.
- Mengurangi biaya informasi. Melalui EDI, memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara produsen, pemasok, dan pelanggan.
- Otomasi data sumber mengenai kegiatan produksi adalah hal yang penting bagi CIM, karenanya, kode bar yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanning merupakan komponen-komponen sistem yang penting.
Contoh kasusnya, jika Anda melihat
bagian bawah badan sebuah mobil baru, anda akan melihat banyak simbol kode bar
pada banyak bagian, simbol kode bar yang serupa dengan kode bar UPC yang lazim
terdapat pada produk-produk konsumsi. Kode bar, yang lazim terdapat pada
barang- barang pabrik maupun pada barang-barang konsumsi, memungkinkan komputer
atau robot untuk mengidentifikasi material, memproses informasi, dan memulai
prosedur apapun yang diperlukan.
5. Electronic Funds Transfer (EFT)
Merupakan sistem pembayaran dimana
pemrosesan dan komunikasi sepenuhnya atau sebagian besar dilakukan secara
elektronik.
Cirinya :
- Sistem EFT menyediakan fasilitas perpindahan dana secara elektronik antar organisasi yang didasarkan pada instruksi pelanggan.
- Bank dapat berhubungan dengan aplikasi-aplikasi EDI organisasi.
- Industri perbankan dan keuangan menggunakan :
- FedWire, merupakan sistem pembayaran dan komunikasi elektronik. Berbagai bank yang memiliki rekening pada bank sentral Amerika untuk mentransfer dana antar mereka.
- Clearing House Interbank Payment System (CHIPS), merupakan sistem Wiring otomatis yang digunakan untuk mengkliringkan pembayaran Eurodollarantara lembaga-lembaga keuangan AS dengan non-AS.
- Clearing House Automated Payment System(CHAPS), merupakan fasilitas yang menyediakan transfer dana Pound Sterlingyang selesai dalam satu hari (same day settlement) yang digunakan oleh bank-bank kliring besar di Inggris dan Bank of England.
